Relation entre la caisse enregistreuse et la comptabilité
La caisse enregistreuse est incontournable pour toutes les petites entreprises commerciales et restaurants, notamment dans cette ère où la rapidité est un signe de performance.
Si les uns sont de simples calculatrices, d’autres modèles plus sophistiqués sont interfacés avec un logiciel de caisse, interagissant directement avec la comptabilité de l’entité. Dans cet article, nous allons voir le lien qui fait de la caisse enregistreuse un véritable outil de gestion pour la comptabilité.
Principe de fonctionnement d’une caisse enregistreuse
L’emploi de la caisse enregistreuse est utile dans la mesure où elle permet réduire les risques de fraudes et de proposer un service de meilleure qualité à sa clientèle. Toutefois, cette seconde fonctionnalité dépend du type de caisse enregistreuse que dispose l’enseigne.
Comme détaillé dans un article sur restomax.fr, il existe deux types de caisses enregistreuses, à savoir les numériques et alphanumériques. Le premier étant la forme la plus basique, elle ne dispose d’aucune fonctionnalité plus avancée, encore moins d’une quelconque relation avec la tenue des comptes de l’entreprise.
En revanche, les caisses alphanumériques sont plus perfectionnées et remplissent généralement trois fonctions principales. Tout d’abord, il y a l’encaissement durant lequel on a la possibilité de paramétrer des tickets de caisse imprimés.
Ensuite, on a la saisie manuelle de produits qui a pour intérêt de prendre en compte la famille de produits commercialisés. Enfin, on retrouve les rapports de gestions qui sont utiles au gérant du commerce.
Les tickets de caisse et les pièces justificatives
Faisant suite à l’institution de la nouvelle obligation dans le Code général des Impôts, certaines entreprises se doivent de s’équiper d’un logiciel de comptabilité, de gestion, de caisse ou d’une caisse enregistreuse homologuée. Aussi, les personnes concernées par cette disposition doivent utiliser une caisse enregistreuse (ou un logiciel) pouvant satisfaire les conditions suivantes :
- L’inaltérabilité : la caisse enregistreuse doit enregistrer toutes les données de façon à garder une trace de toute modification sans qu’il y ait écrasement de données. Comme pour les opérations comptables, toute correction doit clairement apparaître par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction ;
- La sécurisation : la machine doit être capable de garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine, qui pourra ensuite faire office de pièces justificatives ;
- La conservation : le logiciel utilisé sur la caisse enregistreuse doit prévoir plusieurs systèmes de clôture;
- L’archivage : elle doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité définie.
La caisse enregistreuse tactile
C’est la forme la plus récente des caisses enregistreuses. Elle est également la plus performante puisqu’elle propose de nombreuses fonctionnalités visant à faciliter la tâche aux utilisateurs. En ce qui concerne les restaurateurs, ce type de caisse permet au client de cliquer directement sur le menu qu’il souhaite.
Le clic déclenche tout un mécanisme, car la commande sera directement envoyée en cuisine et à la compta. Cela réduit le risque de mélange de commandes et plus la peine d’attendre l’arrivée du serveur. Dans cette optique, la facture se prépare en parallèle avec la commande. Elle sera ensuite présentée au client sans qu’il ait à patienter, lui offrant une expérience à la fois inédite et agréable.
