Astuces pour une bonne gestion de l’archivage

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La gestion des archives s’inscrit dans une démarche globale de conduite de documents dès lors qu’ils sont reçus ou produits dans le cadre des activités d’une entreprise. Loin d’une simple formalité administrative, la gestion d’archives comprend la classification des archives selon leur utilité ou leur chronologie d’entrée – en trois catégories bien distinctes : les archives courantes, les archives intermédiaires, les archives définitives. Le traitement des archives correspond donc au classement et à l’enregistrement afin de les conserver ou les éliminer. La mise en place de la gestion d’un fonds d’archives respecte par conséquent le cycle de vie des documents archivés. Voici quelques conseils pour gérer efficacement l’archivage de documents.

Bien classer pour mieux retrouver ses documents

Concernant la bonne gestion de l’archivage, il n’existe pas de solution miracle, ni de manière unique de gérer les documents. Selon les experts en archivage de la société Arcalys, une entreprise spécialisée en archivage physique, les procédés d’archivage et les outils varient selon la nature des activités propres à chaque entreprise et selon leurs besoins et contraintes propres (voir l’article La gestion des archives d’une entreprise sur le blog de l’archivage). C’est la raison pour laquelle il faut être bien conseillé pour prendre les bonnes décisions selon ses réels besoins. La règle d’or consiste à bien classer de manière à retrouver facilement un document archivé. Sachant que tout document produit ou reçu doit faire l’objet d’un archivage ; pour certains documents, c’est même une obligation légale :

  • En raison de leur nature, chaque document est une trace de la vie économique, sociale ou juridique des activités de l’entreprise et fait l’objet pour cela d’un classement ou d’une conservation afin de faciliter son accès, sa consultation ou sa restitution à tout moment
  • Considérée dans sa dimension de preuve, une archive, au-delà de sa portée informative ou historique, a une valeur probante et suffisante de mise en évidence de l’activité de l’entreprise ; elle est très utile lors de contrôle de l’activité ou de litige

Tout document d’archive se caractérise donc par :

  • Son contenu, validé et non-modifiable
  • L’obligation légale et fonctionnelle d’être par conséquent archivé et conservé durant sa durée légale de conservation

Il reste que toute politique d’archivage inclut un plan de classement des documents d’archives permettant :

  • D’identifier les archives
  • De classer les archives
  • De les stocker selon les procédures d’exploitation en vigueur
  • De les conserver selon leur durée légale de conservation
  • De faire circuler les documents d’archives et pour cela de les rendre accessibles pour pouvoir les consulter à tout moment
  • D’assurer un sort final propre à chaque archive. La destruction réalisée dans le respect de la loi et des procédures d’exploitation n’est pas l’unique sort attribué aux documents d’archives. Le versement d’un fonds d’archive à un service d’archive historique, un musée ou une bibliothèque est possible selon la nature et la valeur des documents archivés.

La gestion d’archive en entreprise : une priorité

Le plan de classement et une politique d’archivage ne suffisent pas parfois pour garantir une gestion d’archivage efficace et réussie, si aucune priorité n’est accordée à l’importance des données à archiver. En effet, pour qu’une gestion d’archives permette facilement l’accès et la consultation de tout document archivé, elle doit prendre en compte pour chaque document :

  • La sensibilité de l’information, c’est-à-dire son degré de confidentialité
  • La fréquence de consultation selon le type de documents

Un processus bien rodé

Quant au processus de gestion d’archive, il s’articule de manière générale et globale autour de huit étapes clés :

  1. Analyser et classer les documents
  2. Enregistrer les documents
  3. Affecter aux documents enregistrés des règles de conservation (durées de conservation et sort final)
  4. Analyser et ajouter des métadonnées (Décrire les documents selon leur contexte, leur contenu…)
  5. Stocker les documents pour garantir leur conservation et leur sécurité
  6. Prendre en compte les évolutions des documents conservés (Changements liés à leur statut, leur durée de conservation…)
  7. Les rendre accessibles et les mettre à disposition pour être consultés communiqués
  8. Leur appliquer un sort final (Conservation définitive ou destruction…)

Conclusion, de nombreuses et bonnes raisons d’archiver vos documents

Les raisons d’un bon archivage sont à la fois simples et complexes, car elles répondent à des besoins d’efficacité d’une part et à des obligations légales d’autre part. Comme nous avons vu, archiver certains documents d’entreprise est une obligation légale d’archiver, car ces archives constituent des traces ou preuves de l’activité de l’entreprise et peuvent donc être utilisées à des fins de contrôle ou de justification en cas de litige. Enfin d’autres raisons viennent s’ajouter comme :

  • Gagner de la place et accroitre la productivité en transformant les espaces de stockage en espace de travail
  • Retrouver facilement les documents archivés (la recherche de documents peut être un frein à l’activité de l’entreprise, et ajoute du stress inutile)
  • Sauvegarder et préserver la mémoire de l’entreprise, qui constitue une part de son capital !