Les critères d’une bonne salle de conférence
Une salle de conférence à Paris doit répondre à certaines normes pour être à la hauteur de l’ampleur de l’évènement qu’elle abrite. Outre le fait que la salle doit être suffisamment spacieuse pour accueillir tous les participants, la qualité de la communication et des équipements de la salle de conférence (vidéo-projecteur, wifi, système audio, éclairage, etc.) est également à prendre en considération. Pour garantir le bon déroulement de l’activité, il faut notamment veiller à ce que le matériel et autres équipements et agencements soient en place et en bon état de fonctionnement. La présence d’une scène, d’une estrade ou d’un pupitre peut être fortement appréciée par l’orateur.
#1 Le système de projection
Avant de louer une salle de conférence, il faut s’assurer qu’elle dispose d’un système de projection d’images et de vidéos pour réaliser une présentation en bonne et due forme. La plupart des salles de grandes capacités à Paris proposent des systèmes de vidéo-projection modernes. Mais malgré tout, n’hésitez pas à vérifier par vous-même la présence de ce type d’équipement pour éviter les mauvaises surprises !
#2 La sonorisation et le système audio
La communication avec les différents interlocuteurs lors d’une conférence passe obligatoirement par l’utilisation d’un matériel de bonne qualité. Une salle de conférence doit donc être équipée d’un système audio de qualité, voire même d’un système de visioconférence, afin de garantir un échange fructueux entre les différents participants, et ce de manière fiable et claire. Aider les participants à parler et à être entendues sans effort ou interruption est la clé du succès d’une conférence.
#3 L’organisation de la salle
En prenant en considération les objectifs de la réunion, la forme de la salle ainsi que le niveau d’interaction souhaité entre l’orateur et les participants, vous parviendrez à mettre en place une configuration qui fera de cette réunion un événement unique et réussi. Chaque agencement recèle des avantages et des inconvénients. Mais de manière générale, il faut veiller à préserver des espaces de circulation afin de permettre aux participants de se déplacer ou de quitter leur emplacement sans perturber le bon déroulement de l’évènement ou la visibilité optimale d’audience. Une séparation de 45 cm entre deux rangées de chaises et de 60 cm autour d’une table est communément adoptée.
#4 L’aération de la salle
Une conférence doit se dérouler dans une atmosphère saine. Pour ce faire, il est nécessaire de garantir une bonne qualité de l’air dans la salle. Lorsque celle-ci est mal ventilée, elle peut nuire à l’image de l’entreprise ou de la partie organisatrice, notamment lorsqu’il s’agit d’invités de marque invités pour un grand événement dont l’organisation est censée être irréprochable. Un système de ventilation adapté ç la taille de la salle, aux nombres de conviés et à la saison est donc à prévoir.
