Comment mettre en place une GED ?

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Un travail préalable est nécessaire avant la mise en place d’une GED. Vous devez d’abord prendre le temps de bien cerner vos besoins en gestion documentaire ainsi que les objectifs de votre entreprise. Ensuite, il est nécessaire de tester les solutions de GED sélectionnées sur un service donné et de procéder après à des ajustements avant d’en arriver à la mise en place de l’outil GED en lui-même.

Détermination de vos besoins

Dans le cadre de la mise en place de votre GED, commencez par déterminer les besoins de votre entreprise. Et cela doit concerner plusieurs points importants. C’est le cas notamment de la quantité et de la nature des documents électroniques concernés, tels que les factures clients et les contrats.

Vous devez aussi déterminer vos besoins en matière de stockage de vos documents, en vous penchant, par exemple, sur l’importation des fichiers et la numérisation des documents papier. Lorsque l’on maîtrise la notion de GED, on comprend que certains points de cette démarche sont relatifs au classement et à l’indexation des documents. Accordez donc de l’importance à ces paramètres lors de la détermination de vos besoins. Vous devez également réfléchir sur divers éléments relatifs à la gestion des documents, tels que les droits d’accès, de suivi, de modification, d’échanges entre utilisateurs et d’archivage.

Vous penserez probablement à solliciter les services d’une entreprise qui propose un logiciel de gestion documentaire. Si c’est le cas, ce serait bien de demander un audit. Vous vous familiarisez ainsi avec les fonctionnalités du logiciel et vous imaginerez un système de GED cohérent.

Retenir un logiciel GED adapté

L’utilisation d’un logiciel GED est indispensable pour mettre en place un plan de GED. Il en existe plusieurs types, et vous devez veiller à retenir celui qui est le plus adapté à votre organisation. Pour être sûr de ne pas vous tromper dans votre choix, il est préférable de tester d’abord le logiciel GED retenu. Vous mesurerez ainsi l’impact du changement qu’il apportera dans le traitement de vos informations et dans le processus métier. Ensuite, procédez à des ajustements sur le contenu exact du logiciel et utilisez une solution de dématérialisation performante.

Vous trouverez sur le marché une multitude d’outils de gestion électronique des documents. Notez qu’ils ne conviennent pas tous à vos besoins. Pour être sûr de retenir le logiciel GED parfait, tenez compte des fonctionnalités proposées. Il est également nécessaire de considérer le niveau de sécurisation des données stockées, le prix, la comptabilité de l’outil avec d’autres dispositifs de facturation, de comptabilité et de messagerie et l’accompagnement du service client.

Informer son équipe du fonctionnement du GED

Il est indispensable d’informer votre équipe du fonctionnement de votre logiciel GED. Pour cela, vous devez simplement communiquer avec elle. Informez vos collaborateurs des changements qui s’opèrent au niveau de votre organisation avec le déploiement de la GED.

Il est bon de noter que le passage d’une solution d’archivage standard à un outil d’archivage électronique peut engendrer un véritable bouleversement des habitudes des membres de votre équipe. Si ces derniers n’y sont pas préparés, ils risquent de faire les choses de travers. Pensez donc à bien leur expliquer le fonctionnement de l’outil GED que vous avez retenu et les avantages de celui-ci.

Déploiement de la solution GED

Après le choix de la solution GED qu’il vous faut, procédez à son déploiement. Cela consiste simplement à l’intégrer dans le processus organisationnel de votre entreprise. Il est recommandé de réaliser ce déploiement en plusieurs étapes. En opérant progressivement, les utilisateurs auront le temps de bien s’approprier la solution. Pensez également à former vos équipes à la prise en main du logiciel. Les formations, essentielles à la bonne implémentation de l’outil GED peuvent être prises en charge par votre prestataire.

Quelque temps après, ce serait une bonne idée de récolter les retours des utilisateurs sur votre solution GED. Il est question à ce propos de vous adresser aux membres de votre équipe pour savoir s’ils n’ont pas eu de problème particulier lors de l’utilisation du logiciel GED. Si c’est le cas, vous pourrez faire des réglages afin de mieux adapter la solution à votre structure. En général, quand on fait une bonne sensibilisation en amont et qu’on forme idéalement son équipe, le déploiement de la GED se déroule sans accrocs.

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